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ONPE pone a disposicion del Programa Juntos tecnologia que elimina el papel en la documentacion interna
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ONPE pone a disposicion del Programa Juntos tecnologia que elimina el papel en la documentacion interna

La Oficina Nacional de Procesos Electorales (ONPE) ha puesto a disposicion del Programa de Apoyo a los mas Pobres-Juntos una innovacion tecnologica que permite eliminar el papel en la gestion documental de una institución publica, mediante el uso de documentos electronicos, garantizando la seguridad de la información y generando un ahorro significativo de recursos para el Estado. 

Se trata del Sistema de Gestion Documental (SGD), un sistema que funciona por medio de tecnologia de ?firma digital? y que permite optimizar el proceso de gestion de documentos administrativos de una institución, y que ha sido desarrollado por la ONPE en el marco de la modernizacion de la gestion publica y la politica de ecoeficiencia.

La firma digital es generada en el marco de la Infraestructura Oficial de Firma Electronica, utilizando certificados digitales emitidos por una Entidad de Certificacion acreditada, como es el Registro Nacional de Identificacion y Estado Civil (Reniec), y firmados con un software de firma digital acreditado, FirmaONPE.

En lo que constituye un salto de la era del papel a la era digital, este sistema permite rapidez, seguridad, control y, ademas, ahorro de recursos al registrar y recepcionar digitalmente todo tipo de documento, tanto interno como externo.

El sistema dise?ado por la ONPE permite elaborar, revisar, modificar, enviar y hacer el seguimiento de los documentos administrativos, mediante plantillas estandarizadas, en formatos livianos (PDF).

Tambien garantiza confidencialidad e integridad de los documentos por parte del emisor, agilizando y mejorando notablemente el flujo de las comunicaciones internas, reduciendo el tramite documentario.

Beneficios del sistema

Entre los beneficios del SGD se encuentra la eliminacion del uso de papel y la reduccion significativa de los gastos en insumos para la impresion de los miles de documentos que a diario se elaboran y envian en la administracion publica; asi como de los gastos en el transporte de los mismos.

El sistema desarrollado por la ONPE permite la conexion con todas las sedes descentralizadas de una institución, mediante la  disponibilidad de la documentacion en linea. Asimismo, que los funcionarios de una institución puedan suscribir los documentos internos desde cualquier lugar donde se encuentren, con acceso a Internet.

Transferencia otras entidades

La transferencia e implementacion de esta tecnologia a Juntos es parte del apoyo Interinstitucional entre las entidades publicas y para concretarlo se viene desarrollando, en la sede de la ONPE, la etapa de Capacitación del personal de esta entidad, en el uso de esta aplicacion informatica. 

Luego de ello, seguira la implementacion del SGD para el manejo de la gestion documental de este importante programa social.

A la fecha suman 45 las instituciónes publicas interesadas en implementar el aplicativo informatico de la ONPE y con varias de ellas se esta ya trabajando para concretarlo.

Actualmente, el organismo electoral esta trabajando en el establecimiento de la interoperabilidad del sistema entre diversas instituciónes, lo que permitira que el envio de documentos se haga tambien en linea, bajo criterios de integridad, confidencialidad, autenticacion de la identidad e inmediatez.