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Sistema de Gestión Documental de la ONPE figura como Buena Práctica en Gestión Pública 2019
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Sistema de Gestión Documental de la ONPE figura como Buena Práctica en Gestión Pública 2019

El Sistema de Gestión Documental (SGD) de la Oficina Nacional de Procesos Electorales (ONPE) fue reconocido por la organización Ciudadanos al Día (CAD) como Buena Práctica en Gestión Pública 2019, en la categoría Sistemas de Gestión Interna, en el marco del concurso del presente año.

El SGD utiliza tecnología asociada a la Firma y Certificados Digitales, brindando valor legal a los documentos generados, y agilizando las comunicaciones internas. Reduce drásticamente el tradicional uso de  papel, con el consiguiente ahorro de recursos y presupuesto en la institución electoral.

Esta buena práctica implementada por la ONPE, viene participando en el Premio Buenas Prácticas de Gestión Pública 2019, cuyo ganador será anunciado este 30 de setiembre. Este Premio identifica, premia y da a conocer anualmente buenas prácticas en el Sector Público a nivel de actividades o procesos que han obtenido destacados resultados en beneficio de la ciudadanía y que pueden ser replicados en otras organizaciones para mejorar la efectividad, eficiencia e innovación. 

El SGD ha permitido a la ONPE tramitar digitalmente los documentos físicos y digitales, provenientes de personas o entidades externas, y registrarlos en el sistema, contribuyendo a un ahorro anual en consumo de papel de unos S/.3’500,000 de soles. 

Esta solución tecnológica favorece el cuidado del medioambiente y garantiza la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la documentación en tiempo real, al contar con un sistema de firma digital, que permite la autenticación o validación de la identidad del emisor del documento digital.  

A través del SGD se brinda confidencialidad a los documentos que gestionan los funcionarios para dar respuesta a la ciudadanía, facilitando su seguimiento y permitiendo su trazabilidad, contribuyendo así   a la transparencia en la comunicación.

A la fecha, la ONPE ha coordinado la implementación del SGD en 87 entidades públicas, encontrándose 9 en fase de producción, 19 en etapa piloto, 53 en período de coordinación y 6 en la etapa de demostración de la herramienta. 

La ONPE actualmente continúa realizando mejoras al SGD de conformidad con lo establecido en el Modelo de Gestión Documental (MGD). La última versión permite el intercambio de documentos digitales con otras entidades públicas integrando aún más a las entidades en beneficio del ciudadano.